Embora as organizações invistam pesado em medidas para impedir que ameaças entrem em suas redes, uma vulnerabilidade crítica frequentemente fica desprotegida: a saída de dados sensíveis da organização por meio de e-mails. 

Todos os dias, funcionários enviam milhares de e-mails contendo informações confidenciais: prontuários de pacientes, dados financeiros, documentos jurídicos e informações de identificação pessoal (PII). E todos os dias, alguns desses e-mails são enviados para o destinatário errado. 

Para as organizações, e-mails enviados para o destinatário errado representam mais do que simples erros embaraçosos. São violações de conformidade, quebras de regulamentações e desastres de reputação iminentes. Em setores altamente regulamentados, como saúde, serviços financeiros, jurídico e seguros, um único e-mail enviado para o destinatário errado pode desencadear investigações, multas, processos judiciais e perda da confiança do cliente. 

O crescente risco de erros no envio dos e-mails 

O e-mail continua sendo o principal canal de comunicação empresarial e transmissão de dados sensíveis. O problema? O erro humano permanece uma das principais causas de violações de dados, especialmente por e-mail. 

De acordo com nosso relatório, “Risco Humano 2025: um novo paradigma da segurança digital na era da IA”, o e-mail é o principal canal de risco quando se trata de erros genuínos cometidos por funcionários (sem o envolvimento de cibercriminosos). Metade (49%) dos líderes de segurança cibernética disse ter passado por incidentes causados por e-mails enviados para o destinatário errado. 

A fiscalização regulatória tem se intensificando. Regulamentos de privacidade como HIPAA, GDPR, GLBA e leis específicas de cada estado impõem requisitos rigorosos para a proteção de dados sensíveis, com penalidades cada vez maiores para violações, incluindo aquelas causadas por e-mails enviados para o destinatário errado. 

E-mails enviados para destinatários errados são comuns e custam caro. Erros de preenchimento automático, erros de digitação em endereços de e-mail, anexos errados e simples descuidos humanos criam riscos diários de exposição. Quando os e-mails contêm informações de saúde protegidas (PHI), PII ou dados comerciais confidenciais, as consequências podem ser graves. 

As ameaças internas estão aumentando. Funcionários insatisfeitos, colaboradores que se demitem levando informações confidenciais ou agentes internos maliciosos que extraem dados por e-mail representam riscos significativos que os controles de segurança tradicionais muitas vezes não detectam. 

O cenário de conformidade está se expandindo. Novas regulamentações e definições ampliadas de dados protegidos significam que mais informações agora estão sob proteção regulatória, exigindo que as organizações demonstrem que estão prevenindo ativamente a divulgação não autorizada de dados. 

O que está em jogo? 

Quando dados sensíveis saem da sua organização por meio de um e-mail enviado por engano, os impactos se espalham rapidamente: penalidades regulatórias, responsabilidade legal, notificações obrigatórias de violação, perda de vantagem competitiva, danos as relações profissionais e interrupção operacional devido a resposta a incidentes. 

Para organizações de saúde, um e-mail enviado para o destinatário errado contendo registros de pacientes aciona os requisitos de notificação de violação da HIPAA. Para escritórios de advocacia, a divulgação acidental de informações privilegiadas de clientes pode resultar em processos por negligência. Para instituições financeiras, a exposição de dados financeiros de clientes viola várias estruturas regulatórias e corrói a confiança fundamental. 

DLP inteligente com tecnologia de IA comportamental 

O KnowBe4 Prevent™ reduz o risco de violação de dados analisando os padrões de comunicação de cada usuário e aplicando DLP inteligente para interceptar ameaças como e-mails enviados para destinatários errados (destinatários ou anexos incorretos), exposição acidental de dados confidenciais e compartilhamento ou exfiltração de dados não autorizados. 

O Prevent combina as políticas de e-mail da sua organização com IA comportamental avançada que aprende como cada funcionário se comunica normalmente. Quando algo parece suspeito (como um endereço digitado incorretamente ou conteúdo de arquivo incomum), o Prevent sinaliza o risco imediatamente. 

A proteção inteligente inclui: 

• Prevenção de e-mails enviados para destinatários incorretos: detecta erros de preenchimento automático, erros de digitação, destinatários externos que acessam o e-mail pela primeira vez e incompatibilidades entre a saudação e o destinatário. 

• Proteção contra exportação de dados: sinaliza anexos suspeitos e padrões incomuns provenientes de usuários internos maliciosos ou contas comprometidas. 

• Proteção de domínio: Alertas sobre domínios recém-registrados, bloqueio de domínios listados em serviços de inteligência contra ameaças e sinalização de tentativas de falsificação de identidade. 

• Regras DLP personalizadas: alerta os usuários ao enviar conteúdo que corresponda a palavras-chave ou padrões confidenciais específicos da empresa. 

• Barreiras éticas: a Prevent Enterprise restringe o fluxo de informações entre departamentos para manter a conformidade. 

Orientação em tempo real sem interrupções 

Impeça que os avisos sejam exibidos apenas quando um erro ou violação estiver prestes a ocorrer, fornecendo alertas em tempo real por meio de um painel lateral e lembretes no momento do risco com sugestões de correção, sem sobrecarregar os usuários. 

Eficiência Operacional
O Prevent reduz a sobrecarga de alertas com análises comportamentais de autoaprendizagem. As equipes de segurança obtêm análises detalhadas e relatórios aprofundados para identificar usuários de risco e detectar problemas de conformidade. Como observou um Diretor de Segurança da Informação: “Isso me dá uma visão unificada de quais dados estão sendo enviados, para onde e se os avisos estão sendo ignorados. 

Implantação fácil da Microsoft 365 

O Prevent é facilmente implementado com integração nativa via suplemento do Outlook Web App e API, com suporte completo para dispositivos móveis e OWA. O Prevent Enterprise integra-se perfeitamente a Microsoft Azure Information Protection para uma análise de conteúdo aprimorada. 

Treinamento e Tecnologia Juntos 

A tecnologia por si só não elimina o risco de perda de dados. A combinação da KnowBe4 Prevent com a plataforma de Gestão de Riscos Humanos da KnowBe4 aborda a proteção de dados sob duas perspectivas: controles técnicos que utilizam IA comportamental para bloquear e-mails perigosos enviados e treinamento de conscientização em segurança que ajuda os funcionários a reconhecer quais dados precisam de proteção e a adotar práticas seguras de e-mail. 

Segurança completa de e-mail 

A segurança de e-mail moderna exige o enfrentamento de riscos tanto de entrada quanto de saída. O KnowBe4 Defend impede que ataques sofisticados de phishing e BEC cheguem aos usuários. O KnowBe4 Prevent impede que dados confidenciais saiam da sua organização por meio de e-mails maliciosos ou enviados para o destinatário errado. 

Juntos, oferecem proteção abrangente que cobre todo o cenário de ameaças, reduzindo riscos sem a complexidade de gerenciar múltiplas soluções desconectadas. Porque o melhor momento para impedir uma violação de dados é antes que ela aconteça. 

Texto original publicado pela Knowbe4. Traduzido e adaptado pela Nexoria. Leia aqui.