Implantar uma solução como a OneTrust vai muito além da simples configuração de módulos ou preenchimento de formulários. É uma oportunidade de conectar a plataforma que suporta a operação com as estratégias da alta liderança da organização. Quando isso ocorre, a ferramenta deixa de ser operacional para se tornar uma alavanca de governança, performance e mitigação de riscos.
Para que haja conexão entre esses pontos, é essencial entender quais são os objetivos estratégicos da empresa. A partir deles, define-se como a utilização cotidiana da OneTrust pode apoiar o atingimento desses objetivos — seja cumprindo exigências regulatórias, automatizando processos ou reduzindo riscos que afetam a operação. Esse alinhamento aumenta as chances de geração de valor dentro da organização, para que o gerenciamento de riscos oferecido pela ferramenta avance para além de um projeto, mas que conquiste propósito, prioridade e visibilidade.
Três grandes direcionadores: conformidade, riscos e performance
A OneTrust é base para apoiar organizações em três pilares centrais:
- Conformidade regulatória
- Redução de riscos corporativos e tecnológicos
- Melhoria de performance operacional
Esses três direcionadores, que estão interligados, devem ser desdobrados em metas concretas e mensuráveis. Abaixo, alguns exemplos práticos:
Conformidade: atender à LGPD com eficiência e evidência
Objetivo definido pela Estratégia da Organização:
Estar em conformidade com a Lei Geral de Proteção de Dados (Lei 13.709/2018), com foco na gestão das bases legais (Art. 7º) e no atendimento aos direitos dos titulares (Art. 18).
Solução conduzida pelo time operacional com uso da OneTrust:
Através dos módulos de Data Mapping, Consent & Preference Management e DSAR Automation, é possível registrar as bases legais mais adequadas para cada atividade mapeada vinculando com a finalidade da atividade, responder solicitações de titulares com SLA monitorado, incluir um fluxo de automação que inclua os responsáveis pelo atendimento e gerar evidências para auditorias. A plataforma oferece dashboards com taxas de atendimento e tempo médio de resposta, essenciais para prestação de contas aos órgãos reguladores.
Riscos: tratar com agilidade os riscos críticos da organização
Objetivo definido pela Estratégia da Organização:
Garantir que 100% dos riscos classificados como críticos sejam identificados, comunicados e tratados em até 15 dias úteis.
Solução conduzida pelo time operacional com uso da OneTrust:
Com o módulo de Enterprise Risk Management (ERM), a organização pode estruturar seu inventário de riscos, associá-los a entidades, processos e controles, e acompanhar planos de ação com workflows automatizados. Os relatórios gerenciais ajudam a comunicar aos executivos a evolução do tratamento de riscos e os níveis de exposição.
Performance: reduzir o tempo de onboarding de terceiros
Objetivo definido pela Estratégia da Organização:
Reduzir em 40% o tempo de onboarding de fornecedores de alto risco, respeitando as políticas internas de avaliação.
Solução conduzida pelo time operacional com uso da OneTrust:
O módulo de Third-Party Risk Management permite configurar questionários dinâmicos, automatizar disparos e regras, realizar análises de risco e documentar decisões. Com isso, o processo se torna mais ágil, padronizado e auditável. Os indicadores da plataforma mostram o tempo médio por categoria de fornecedor, gargalos por área responsável e status de cada avaliação.
A Importância de estabelecer indicadores
Para que haja comunicação efetiva entre o que é decidido pela estratégia e o que é realizado pela operação, cada objetivo traçado deve estar vinculado a métricas mensuráveis, que estejam claras para todos os membros envolvidos. Para dar início a esse processo a OneTrust sugere alguns indicadores nativos, entretanto, se o negócio exige um indicador diferente, os dashboards são altamente personalizáveis. Alguns disponíveis na plataforma são::
- Volume de avaliações realizadas – pode apoiar no entendimento do engajamento atual das avaliações de fornecedores ou de áreas internas;
- SLAs de resposta – pode apoiar em auditorias, fiscalizações ou acompanhamento do desempenho do processo;
- Riscos abertos vs. riscos tratados – pode apoiar na tomada de decisão de priorização de riscos, evidenciar tratamentos e rastrear riscos
Esses indicadores são cruciais para garantir a continuidade e evolução do programa, além de apoiar na comunicação com a alta liderança.
Elevando a discussão com os executivos
Um dos principais benefícios dessa abordagem estratégica é facilitar a conexão da solução com os altos executivos da organização. Quando os resultados são apresentados com clareza, vinculados a metas do negócio e traduzidos em indicadores objetivos, é mais fácil garantir apoio, investimento e patrocínio. Assim como, quando as definições estratégicas são levadas para consumo das áreas usuárias da ferramenta, aumenta-se o engajamento pelo correto direcionamento entre expectativas e entregas. As áreas de operação passam a compreender melhor para onde devem direcionar seus esforços, reconhecendo seu papel no alcance dos objetivos organizacionais. Além disso, ao participarem do acompanhamento dos indicadores definidos pelas áreas estratégicas, sentem-se parte ativa do processo de melhoria contínua, promovendo uma atuação mais colaborativa, orientada a resultados e alinhada às prioridades da organização. É também uma forma de posicionar áreas como Privacidade, Segurança, Riscos e Compliance como catalisadoras de valor — e não apenas áreas reativas que respondem a demandas regulatórias ou operacionais.
Priorização inteligente e entregas relevantes
Por fim, essa abordagem permite que as ações dentro da OneTrust sejam priorizadas com base em valor e impacto. Sem isso, é comum que tudo vire prioridade e que a plataforma se transforme em uma simples central de tickets, consumindo recursos sem gerar entregas estratégicas.
Ao conectar estratégia, objetivos e indicadores, a organização garante que a OneTrust seja usada em seu potencial máximo: como uma plataforma essencial que organiza, acelera e governa a transformação digital e regulatória das empresas.
Por Carolina Bernardino Herrero, consultora master de Data Regulation da Protiviti Brasil, parte da ICTS.
